俗話說，細(xì)節(jié)決定成敗。尤其是在組織一場活動時，整場活動的成功取決于活動中一切細(xì)節(jié)的成功。而某個或多個細(xì)微環(huán)節(jié)的失誤都可能使整場活動效果大打折扣。

　　關(guān)鍵一：確定好時間地點(diǎn)，預(yù)留充足時間

　　一場活動需要策劃者準(zhǔn)確確定好活動的日期、地點(diǎn)等，原則上應(yīng)提前兩個月確定好，并及時告知相關(guān)參加活動的企業(yè)以發(fā)通知、快遞、傳真等方式進(jìn)行。通常，企業(yè)在接到活動發(fā)起方的邀請函后，還需要協(xié)調(diào)相關(guān)的出席人員的行程等事項，而活動的策劃方也需要提前地準(zhǔn)備活動當(dāng)天的接待事項。

　　之前在籌備本次三亞活動時，由于我們跟合作方在活動前沒有協(xié)調(diào)好相關(guān)的問題，所以導(dǎo)致在活動的前期出現(xiàn)了變更活動時間及地點(diǎn)的狀況，最后還向企業(yè)發(fā)了兩次會議通知，導(dǎo)致活動前期準(zhǔn)備時間變得很短，最終在一定程度上影響了整個活動的舉行效果。

　　在策劃行業(yè)的年會等大型活動時，我們建議舉辦活動的時間應(yīng)盡量安排在前面，最好是安排在12月份，盡量不要安排在1月舉行活動，因為每年的1月份通常是大部分的企業(yè)年會以及各經(jīng)銷商之間會議的密集進(jìn)行時間段，非常容易形成日程上的沖突。另一方面，因為各個企業(yè)經(jīng)常在年底的相關(guān)評獎活動較多，再加上各企業(yè)年度評獎預(yù)算有限，這些企業(yè)通常先入為主，尤其是越后舉辦的相關(guān)評獎活動，企業(yè)參與熱情和激情也會減少。

　　關(guān)鍵二：在活動中分清主次關(guān)系，確立主導(dǎo)地位

　　當(dāng)前，大部分的大型活動組織都是由兩家乃至多家以上的機(jī)構(gòu)聯(lián)合舉行的趨勢越來越明顯了。通常雙方合作最初的目的都是希望通過舉行活動來幫助雙方整合有效的資源，從而產(chǎn)生了1+1〉2的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合效應(yīng)。但是如果活動策劃執(zhí)行過程中不善于妥善協(xié)調(diào)、不學(xué)會合理地處理雙方在活動中的定位與分工，企業(yè)之間一起組織活動反而還可能產(chǎn)生反面的活動效應(yīng)。

　　在大部分的大型活動中，恰當(dāng)且可行的做法是將活動中的核心環(huán)節(jié)有效分解，并且由其中的一方負(fù)主要的責(zé)任。最終促進(jìn)合作、具體分工的良好合作機(jī)制，避免因職責(zé)問題或互相推卸產(chǎn)生活動的混亂現(xiàn)象，從而保證活動最初要的效果。

　　關(guān)鍵三：活動接送統(tǒng)籌安排，重要嘉賓專人服務(wù)

　　首先，在活動策劃執(zhí)行過程中要隨時更新相關(guān)的嘉賓信息表，保證接送嘉賓的信息是最新、最準(zhǔn)確的信息。根據(jù)本人的活動策劃執(zhí)行經(jīng)驗，通常在活動接機(jī)嘉賓的過程中，不應(yīng)以人為序，應(yīng)按時間先后順序進(jìn)行才更為方便、高效。

　　接送嘉賓的每個流程都由專業(yè)的工作人員具體分工負(fù)責(zé)，主要是為了防止負(fù)責(zé)人臨時變換，從而影響及時溝通。負(fù)責(zé)接待的人員應(yīng)保持溝通暢通，活動中的各個環(huán)節(jié)應(yīng)及時協(xié)商，比如在接到嘉賓后，應(yīng)及時通知安排下一個接待人安排嘉賓的酒店住宿等問題。

　　重要嘉賓的接待工作是活動策劃執(zhí)行過程中的重中之重，它會直接影響活動的最終成效。一旦重要嘉賓對接待方式不滿意，那么將形成及其嚴(yán)重的社會影響。所以，重要嘉賓應(yīng)由專業(yè)的人負(fù)責(zé)接待，具體到住宿、飲食、出行等都需全程服務(wù)，讓重要嘉賓切身體會到服務(wù)的無微不至，對活動組織方產(chǎn)生良好的印象。

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